前阵子有篇文章火了,说的是:一个人靠不靠谱,其实就看三点:“凡事有交代,件件有着落,事事有回音。”
我想如果有第四点的话,那一定是“事后有总结”。反思、总结、萃取,对于组织,它是加速组织发展的重要利器,对于个人,它是个人脱胎换骨的开始,是个人职业发展的推动器。
知识萃取,是现代知识管理的重要组成部分。它可以挖掘、沉淀、传承和传播优秀的方法论,以加速员工成长、避免重复错误的发生、提升工作效率和组织绩效。
华为轮值CEO徐直军就曾在知识管理大会上讲话说:“华为公司最大的浪费就是经验的浪费。我们十几万人的公司,全面推进知识管理,是让经验和知识能够为华为公司创造价值。”
复盘和萃取经验较早的方法和案例来自于美国陆军事后回顾AAR(After Action Review),AAR最早是美国陆军所进行的一项任务后的检视方法。美国陆军把AAR定义为:对一事件的专业性讨论,着重于表现标准,使参加者自行发现发生了什么、为何发生、及如何维持优点,并改进缺点。
对美国陆军来说,使用这种方法的好处是当新的理解被产生时,可以马上响应到行动上,他们使用AAR解决了许多问题。美国陆军使用AAR的成功因素包括:
− 结构化、有目地的对谈;
− 打破层级的藩篱;
− 能迅速反映至行动中;
− 将学习的成果记录下来等。
那如何才能更好地开展知识萃取呢?其实对于组织和对于个人来说,方法还是不一样的。下面就给大家分享3条经验:
在教练状态下的经验流动
我们大部分时候对于经验的挖掘偏流程性和概括性,停留在表面而没有深挖,这也是大部分课程开发中常见的问题,就是开发出来的内容不深入,浅尝辄止,好像不用进行深挖也能想到。
但是知识萃取需要深挖隐性经验,将工作和生活中那些不容易说出来的经验给挖掘出来。
这里给大家推荐“教练状态下的经验流动”这样一个方法。
在对他人进行经验萃取时,需要访谈者(知识萃取引导师)能够带着教练状态深入探询对方的经验流动状态,让对方进入到全然放松、深入体验的情境下,让其再次沉浸到当时的高峰体验中。
我曾经用这种方法对一家集团公司的创始人进行访谈,看到他微闭双眼,全然进入自信的、放松的、充满能量的状态,在他的回忆中充满了各种金子般的创业经验,包括如何度过融资难关,如何克服自己的压力状态,如何克服裁员带来的巨大挑战,而经过萃取后,他自己都不敢相信原来自己过往经历中有这么多的宝贵知识财富。
这就是马斯洛提出的高峰体验(peak experience)。高峰体验是“感受到一种发自心灵深处的颤栗、欣快、满足、超然的情绪体验。”由此获得的人性解放,心灵自由,照亮了他们的一生。
在成功学演讲大师崔西的《高效人生的12个关键点》一书中指出,每天都要抽时间让自己独处,让自己静静地坐一会而,时间从30分钟到1个小时不等。让自己的思想放松,深呼吸,并让自己的思绪在不同的主题之间飘动,不要给自己压力或指定方向。
这个练习会改变你的生活。
不要放过任何一个闪光点
我们的大脑在不停地进行运转,每天会有成千上万个念头闪现出来,而如果我们能够在工作或生活间隙,自己处于放松状态时,会随时有一些闪光点闪现出来。
很多都是由学到的知识、观察到的现象、他人的观点、自己的经历、想要解决的问题等交织在一起形成的。比如使用高峰体验访谈法来萃取知识,就是当时我在洗苹果时突然闪现出的一个念头。
现在想来为什么会出现这样的一个念头?一是我确实想让课程开发中的知识萃取环节更加深入;二是总觉得在课堂上流动性还不够;三是当时刚刚学习过欣赏式探询;四是当时是一种放松状态。
于是,我就快速的把这形成了方法论,并记录了下来。其实我们想记录的话是一个非常容易的事,比如可以给自己发微信,可以发到朋友圈,可以记在随身记录的本子上……
请记住:一定要快速记录下来!否则过了一会你去吃苹果时就把这件事给忘记了,被大脑中其他的活动给占据了。
所以,我常说写文章首先是写给自己的,是一种有效的学习方式。记得,我在做管理咨询时,在桌面上有一个word文件,名字叫“咨询经验与禁忌”,就是随时反思记录,有什么好的经验就马上记下来,就做得不到位的地方也记下来。
举个例子:
当时有一次向客户汇报方案前,没有提前把方案和客户沟通,而是直接对着客户方十几位朋友直接讲这个方案了,结果是大家每个人对这个报告的意见不一,要求不一,造成没有通过。
后来我回到公司进行了反思,结果是:每次正式汇报前一定要先和客户的一些关键角色进行事前的沟通,取得他们的初步认可后再正式汇报。于是我就快速记录了下来,并经常提醒自己要这么做,大大提升了我在项目汇报中的成功率。
养成反思后提炼的习惯
在《情境领导》中,将人的能力分为专业技能、人际技能和概念技能三种。其中概念技能就是指提炼总结概括能力,而我们在人员招聘、日常培养中很容易忽视这项能力。
但其实这项能力是需要大量刻意练习的,我们发现在经济管理类领域比较高产的作家都是提炼总结的高手,他们能够把自己或他人的经验总结提炼成方法论,概括成模型。
他们已经非常擅长这项技能,而且越来越熟练,以至于很快就能写出文章或书来。
比如前文提到的博恩·崔西,就是一个高产者,迄今为止,他出版了26本书、300多盒相关的录音带和录像带,很多作品被翻译为多种文字,畅销世界各地,说明其反思总结能力极强。
这项能力的培养,要能够坚持,逼着自己概括提炼。其方法是能够用动宾结构把关键点提炼出来,而且往往字数越少越好。
比如写微博,微博最多写140个字,所以感觉难度不大,然而如何在140个字内把核心内容概括出来,其实并不容易。
我的做法是要求自己要概括成几条,后面写“1,2,3,4,5”,而不是像写散文一样写一段话。然后,再在每个数字后面填内容,如果超过5条就再加,如果不足5条就删。
关于如何提升这方面的能力,可能大家还有很多不同的方法,这也需要萃取。但是最重要的是长期坚持,不断积累,形成习惯。
对于组织,反思、总结和萃取是加速组织发展的重要利器;对于个人,反思、总结和萃取,是个人脱胎换骨的开始,是职业发展的加速器。